Einladung zum Business-Dinner:

Der perfekte Gast

Sind Sie aus beruflichen Gründen eingeladen, so sollten Sie sich jederzeit darüber im Klaren sein, dass Sie nicht zum Spaß auf dieser Veranstaltung sind, sondern dass es – bei aller Fröhlichkeit, die herrscht und an der Sie auch teilhaben dürfen – ein Arbeits-Termin ist. Ihr Verhalten auf dem Fest prägt nicht nur Ihr eigenes Image bei Kunden und Geschäftspartnern, sondern auch das Image Ihres Unternehmens. Also: Tanzen - ja, Tanzen auf den Tischen – nein.

Ob es sich um ein gemütliches Essen in kleinem Rahmen, ein festliches Dinner mit 120 Personen oder ein Fest mit Programmpunkten handelt – eines ist immer entscheidend für das Gelingen: Das Zusammenspiel von Gast und Gastgeber. Je mehr beide ihre Rollen kennen und wissen, welche Erwartungen der Andere hat, umso leichter und sicherer wird das Fest gelingen. Gerade im Beruf haben also auch Gäste ihre Aufgaben.

1. Vor der Veranstaltung

Drücken Sie die Freude über die Einladung aus. Melden Sie sich also so schnell wie möglich bei Ihren Gastgebern und bedanken Sie sich. Wenn Sie kommen können, dann verbinden Sie das gleich mit der Zusage. Je schneller Sie als Gast antworten, desto leichter hat es der Gastgeber mit der gesamten Planung. Für Sie kann es ein wenig peinlich sein, wenn Sie zu lange warten. Sie erwecken dadurch möglicherweise den Eindruck, dass Ihnen der Termin nicht wichtig genug war, um sich rechtzeitig darum zu kümmern. Vielleicht nähren Sie auch den Verdacht, dass Sie noch abwarten wollten, ob nicht noch eine interessantere Einladung ins Haus flattert.

Können Sie nicht kommen, so sagen Sie auch dies sofort. Möchten Sie deutlich machen, dass Sie es wirklich sehr bedauern, nicht kommen zu können, so sollten Sie dies bei Einladungen, die nicht nur ein kleines Essen, sondern etwas Besonderes sind, nicht nur mündlich, sondern auch schriftlich äußern. Schreiben Sie also ein paar Zeilen, äußern Sie Ihr Bedauern und sprechen Sie gute Wünsche für den Anlass und das Gelingen der Veranstaltung aus.

Diese Punkte sollte Ihre Absage enthalten:

• Dank für die Einladung
• Eine unmissverständliche Absage
• Grund Ihrer Absage
• Bedauern, dass Sie nicht kommen können
• Interesse an der Veranstaltung/Kontakt zum Einladenden
• Würdigung des Anlasses für die Einladung
• Eventuell Alternativen für den Termin oder gemeinsame Zukunftspläne
• Wünsche für das Fest

Beispiel für eine Absage

Denken Sie daran:

• Allergiker und Vegetarier machen vor der Veranstaltung auf ihre Restriktionen aufmerksam
• Auf eine Fastenkur dürfen Sie keine Rücksicht nehmen
• Kommen Sie pünktlich!
• Erkundigen Sie sich danach, welche Wünsche es an die Kleidung der Gäste gibt, wenn dies nicht durch die Einladung ersichtlich ist
• Bekleidungsvermerke für Feste sind bindend und nicht ein unverbindlicher Wunsch

2. Geschenke und Mitbringsel

Wenn Sie zu sehr großen Veranstaltungen mit mehreren hundert Gästen gehen, so bringen Sie nichts mit. Ein Abschlussessen eines erfolgreichen Projektes in einem Restaurant erfordert ebenfalls kein Geschenk. Geburtstage und ähnliche Feste sowie Einladungen nach Hause erfordern eine kleine Aufmerksamkeit. Grundregel: Je seltener das Ereignis, desto größer das Geschenk. Zudem ist Ihre Beziehung zum Beschenkten wichtig, je näher Sie ihm stehen, desto mehr investieren Sie.

Falls Sie Ihr Chef Sie zu sich nach Hause einlädt und Sie eine Kleinigkeit für die Kinder mitbringen möchten, so bedenken Sie bitte, ob dieses Geschenk auch im Sinne der Eltern ist. Nicht alle Erziehungsberechtigten schätzen es, wenn ihre Kinder viele Süßigkeiten oder lärmendes Spielzeug bekommen.

Bei einer Einladung nach Hause ist ein Strauß Blumen immer eine nette Aufmerksamkeit. Nur wenn Sie wissen, dass Ihr Gastgeber Topfpflanzen generell schätzt, sollten Sie mit dem Gedanken an solch ein Mitbringsel spielen. Im Allgemeinen sind Schnittblumen die richtige Wahl. Sehr zarte Blüten und zarte Töne passen nicht zu einem Fest aus beruflichen Gründen. Wenn Sie einen jahreszeitlich angepassten bunten Strauß wählen, können Sie nichts falsch machen.

Blumen überreichen Sie immer mit nach oben gerichteten Blüten, ohne das Papier. Nur bei einer Zellophanhülle können Sie diese um den Strauß gewickelt lassen. Früher wäre es unmöglich gewesen, einem Mann Blumen zu schenken. Diese Zeiten sind vorbei. Sind Sie als Paar eingeladen, so überreicht traditionell der Mann der Gastgeberin die Blumen. Sind Sie in ein Restaurant eingeladen, so bringen Sie keine Blumen mit. Das schafft nur Probleme für die Gastgeber, die Blumen während des Abends versorgt und abgestellt zu wissen und anschließend nach Hause zu bringen.

3. Während des Abends

Betrachten Sie den ganzen Abend als Business-Termin, der einfach an einem anderen Ort und zu einer anderen Zeit als die sonstigen Meetings stattfindet.

Denken Sie auch daran:

• Gehen Sie erst zu Tisch, wenn die Gastgeber darum bitten
• Setzen Sie sich erst, wenn alle Ihre Plätze gefunden haben und die Gastgeber bitten, Platz zu nehmen. Der Tischherr steht dabei links vom Stuhl seiner Tischdame
• Wenn Gastgeber oder Service das Menü erklären, unterbrechen Sie Ihre Gespräche und hören zu
• Auch wenn Sie das Essen eklig finden: Mäkeln ist tabu
• Machen Sie Smalltalk
• Seien Sie positiv und unterstützend
• Beachten Sie auch subtile Signale der Gastgeber
• Zeigen Sie gute Laune
• Vergessen Sie nicht, dass Sie aus beruflichen Gründen hier sind und Ihr Verhalten am Abend auch Rückschlüsse auf Ihr Arbeitsverhalten zulässt
• Trinken Sie nur wenig Alkohol
• Kontrollieren Sie Ihr Essenstempo, damit Sie nicht der Letzte sind, auf den alle warten müssen
• Gehen Sie bei Essenseinladungen spätestens eine halbe Stunde nach dem Espresso

4. Nach der Einladung

Bedanken Sie sich unbedingt für die Einladung. Ein guter Gast bedankt sich insgesamt vier Mal:

• Wenn Sie die Einladung annehmen oder absagen
• wenn Sie kommen
• wenn Sie gehen
• einige Tage später per Telefonat oder Karte

Je förmlicher die Veranstaltung war und je mehr ein Anlass und das Fest wirklich besonders war, desto eher sollten Sie einen schriftlichen Dank in Erwägung ziehen.

Beispiel für Dankesbrief nach großem Fest